Regulile generale de protecție a datelor cu caracter personal
Întocmirea, primirea, păstrarea, accesarea, transmiterea, transportul, utilizarea și predarea documentelor care conțin date cu caracter personal se face exclusiv de către salariați instruiți cu privire la regulile de protecție a datelor cu caracter personal.
Întocmirea, primirea, păstrarea, accesarea, transmiterea, transportul, utilizarea și predarea documentelor care conțin date cu caracter personal se fac cu respectarea strică a regulilor de protecție a datelor cu caracter personal.
Întocmirea, primirea, păstrarea, accesarea, transmiterea, transportul, utilizarea și predarea documentelor care conțin date cu caracter personal se face exclusiv în scopul realizării atribuțiilor de serviciu sau îndeplinirii cerințelor legale.
Este interzisă orice divulgare a documentelor care conțin date cu caracter personal, precum și orice informație cu caracter personal cuprinsă în acestea.
Întocmirea. Documentele întocmite pentru salariați la nivelul serviciilor au regimul documentelor care conțin date personale și sunt supuse regulilor de protecție a datelor cu caracter personal.
Primirea. Primirea documentelor care conțin date cu caracter personal se face cu promptitudine și cu îndeplinirea imediată a procedurilor de păstrare sau utilizare.
Păstrarea. Documentele care conțin date cu caracter personal se păstrează în spațiu închis cu cheie, cu excepția situațiilor în care este necesară utilizarea lor firească, potrivit necesităților activității.
Accesarea. Accesarea documentelor care conțin date cu caracter personal se face doar în momentul și doar câtă vreme este necesară utilizarea lor. Accesarea documentelor cu caracter personal pentru buna desfășurare a activității, precum și pentru asigurarea realizării drepturilor și intereselor clientului / furnizorilor, cumpărătorilor etc., la nivelul fiecărui serviciu, prin solicitarea acestor date de la persoana/serviciul care răspunde de ele.
Transmiterea. Transmiterea documentelor fizice care conțin date personale între salariații cu atribuții în gestionarea lor se face personal sau prin curier intern special.
Transportul documentelor fizice care conțin date personale se face în plic închis sau în suport închis.
Transmiterea și transportul pe dispozitive de stocare pe suport electronic (exemplu: stick USB) a imaginilor documentelor care conțin date cu caracter personal se face respectând regulile transmiterii și transportului documentelor care conțin date cu caracter personal.
Transmiterea pe cale electronică a imaginilor documentelor care conțin date cu caracter personal se face respectând regulile de securitate informatică ale companiei.
Utilizarea. Documentele care conțin date cu caracter personal părăsesc spațiul în care sunt păstrate doar în intervalul de timp necesar pentru utilizarea lor firească, potrivit necesităților activității.
Predarea. Predarea-primirea documentelor fizice care conțin date cu caracter personal se face cu întocmirea unui proces-verbal de predare-primire, care are același regim ca documentele care conțin date cu caracter personal.
În cazul în care un document fizic care conține date cu caracter personal nu este reglementat în Procedura privind protecția datelor cu caracter personal, va fi înștiințat de îndată responsabilul cu protecția datelor cu caracter personal, dacă este cazul.
În cazul în care o sursă de informații care conține sau este natură să determine colectarea de date cu caracter personal nu este reglementată în Procedura privind protecția datelor cu caracter personal, va fi înștiințat de îndată responsabilul cu protecția datelor cu caracter personal, dacă acesta a fost desemnat.
